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Les étapes du cycle PDCA

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FAQ

CONSEILS & ASTUCES

Accès Web: il est adapté à la plupart des navigateurs récents, est  « responsive » donc aussi utilisable avec une tablette ou un smart phone. Il est surtout conçu pour vous apporter des fonctionnalités supplémentaires. Vous pourrez notamment y générer des rapports individuels d’activité globaux ou par projet

Base de données: elle est hébergée sur le Web. Sur votre demande, nous pouvons réaliser une installation en local de la base, accessible par l’intranet de votre organisation. Contactez nous pour obtenir un devis

Clotûre rapide: vous pouvez désormais réaliser toutes les étapes restantes d’une action soit en utilisant le bouton correspondant de l’application Java soit par un balayage / sélection sur l’action dans les App Android et IOS

Compte premium: avoir un compte payant premium permet d’envoyer un rapport de projet standard à chaque participant. Un seul compte premium est requis par site. De futures options seront intégrées au compte premium. Contactez nous pour activer cette option après la période gratuite de 3 mois. Le tarif est basé sur le nombre de licences requises

Compteurs: visibles sur l’application Java, les compteurs visualisent votre activité hebdomadaire (tableau de bord) et celui par projet (écran projet). Une diminution de cette activité de 1/3 fait passer le visuel en rouge. Les étapes restantes des actions lancées apparaissent dans un rond blanc

Contexte: utiliser la notion de contexte dans vos actions vous permet de gérer vos activités en fonction du contexte de leur réalisation: par exemple, vous pouvez définir le type de contexte, comme: dans le train, le week end, à la réunion du matin, pendant une discussion « face à face », etc. Cela vous permet d’optimiser votre agenda et de saisir les opportunités pour des actions rapides. Cette organisation est inspirée par la méthode GTD (Getting things done, par David Allen)

Etapes:  merci de noter que l’étape affichée de l’action est celle franchie: une action démarre donc avec le statut (O)uverte et l’étape (A)ncrée ne permet pas de saisir de données: les actions à réaliser pour (A)ncrer une action seront donc renseignées à l’étape (C)ontrolée 

État futur:  c’est la représentation d’une situation future améliorée et enviable; cela va motiver votre équipe et faciliter le changement; cela permet aussi aux participants d’agir avec plus d’autonomie et de responsabilité. Travailler à définir clairement cette vision est un élément essentiel à la réussite de vos projets

E-mail: il permet d’inviter les participants dans un groupe. Lorsque ce dernier a activé son compte, son adresse e-mail est remplacé par le nom complet. Si un utilisateur n’a pas activé son compte, il est possible de gérer ses actions pour lui et il recevra des rapports à l’adresse e-mail 

Export: L’ensemble de la base de données d’un groupe (hors photos) peut être exporter sur Excel. Cela vous permet de réaliser ensuite des rapports personnalisés en utilisant les tableaux pivot

Groupe: il vous permet de regrouper les utilisateurs qui partagent certains éléments: les actions étapes sont définies au sein du groupe et les ressources partagées également. Pour des raisons de sécurité, seuls les membres du groupe pourront se joindre aux projets lancés dans celui-ci

Image: une image peut être associée à chaque étape de l’action. Cela permet par exemple de visualiser des avant/après ou d’illustrer une situation; dans le cadre d’audits EHS ou 5S  par exemple. Ells sont également éditées dans le rapport du projet

Indicateur: des indicateurs SMART peuvent être associés à un projet. Vous pouvez saisir dans une étape d’action l’impact chiffré (+/-) de celle ci sur l’indicateur concerné. La valeur hebdomadaire réelle de cet indicateur est renseignée manuellement. Elle peut alors être comparée visuellement à l’objectif défini

PDCA: LeanDesk utilise en standard initial  les étapes (O) PDCA (cycle de Deming) avec une police spécifique. Vous risquez de perdre la police en changeant les étapes. Pour revenir à celle ci, il faut juste remettre les étapes dans le bon ordre

Pilote: chaque étape d’action peut être gérée par un pilote distinct. Le participant qui crée l’action sera initialement le pilote de chaque étape. En accès Web, un changement de pilote sera automatiquement cascadé aux étapes ultérieures

Première étape (ouvert): nous l’utilisons pour enregistrer des actions sans les lancer. Vous avez une option dans votre profil pour masquer ou afficher les actions à la première étape dans votre tableau de bord. Vous pouvez toujours accéder à ces actions par le biais de l’écran projet. L’objectif est de concentrer votre attention uniquement sur les actions lancées  pour obtenir des résultats rapidement

Priorité: chaque action a un niveau de priorité associé de 1 à 4. Cela induit la couleur du point placé en face d’une action. Le point passe au rouge pour les actions en retard

Processus: en dehors des indicateurs de résultats, LeanDesk utilise également des indicateurs de processus. En faisant le suivi visuel de la courbe de passage des étapes, vous pouvez vérifier que les actions progressent correctement. Si besoin, il faudra vous concentrer sur la gestion des ressources et la gestion des priorités

Projet: vous pouvez inviter les membres de votre groupe pour collaborer au sein d’un projet commun. Vous définissez l’état futur, les indicateurs SMART et leurs valeurs réelles. L’impact des actions sur ces indicateurs est renseigné dans les étapes des actions. Nous recommandons d’avoir des projets n’excédant pas 4 mois afin de garder la dynamique et de permettre à votre organisation de rester agile

Rapport:. les rapports sont standardisés et générés à la demande. vous pouvez générer des rapports individuels d’activité globaux ou par projet à partir d’une certaine date. Un utilisateur premium peut envoyer le rapport d’un projet à tous ses participants via l’app mobile. c’est la seule option qui nécessite un compte premium. Le rapport prend en compte les clefs de tri et les filtres appliqués. Il reprend en format pdf toutes les données du projet, y compris les photos jointes et les ressources consommées

Ressources: elles sont définies au niveau du groupe. La consommation de ressources est renseignée dans les étapes des actions. Le rapport du projet inclut un résumé de la quantité de ressources utilisées

Rubriques: elles sont définies pour chaque projet et associées à une couleur: elles vous permettent d’identifier rapidement les actions liées à ces thèmes. Vous pouvez aussi avec ces rubriques, gérer les différents niveaux de gouvernance; tels que ceux utilisés dans l’animation à court intervalle (AIC, SIM ou processus TIER)

Taux: dans l’écran de projet Java, vous pouvez visualiser le % de réalisation des actions par priorité

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